2017.8.9实验记录的书写规范汇及相关制度汇总贴

1.实验记录的法规要求
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1.1<药品研究实验记录暂行规定>

为加强药品研究监督工作,保证药品研究质量,CFDA(原SFDA)在2000年01月03日发布了<药品研究实验记录暂行规定>这是国家局首次提出药品研究实验记录的相关规定。

; n$ J2 F# u$ g<规定>中明确:药品研究实验记录是指在药品研究过程中,应用实验、观察、调查或资料分析等方法,根据实际情况直接记录或统计形成的各种数据、文字、图表、声像等原始资料。
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  ?" t# \" O' M, A9 s<规定>中提出:实验记录的基本要求是真实、及时、准确、完整,防止漏记和随意涂改。不得伪造、编造数据。
5 P# B- X; W" I) K0 q4 H
' t' B4 t6 N% [6 w<规定>中要求:实验记录的内容通常应包括实验名称、实验目的、实验设计或方案、实验时间、实验材料、实验方法、实验过程、观察指标、实验结果和结果分析等内容。

1.2<药物研究实验记录规范性指南(试行)>

3 c6 x% {( P2 t2 Y- [2011年天津药品监督管理局药品审评中心公开了<药物研究实验记录规范性指南(试行)>。与2000年版的<药品研究实验记录暂行规定>相比更加详细。分别从药学、药理、毒理方面进行了规定,提出了具体要求。
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1.3<药物非临床研究质量管理规范>
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9 S0 y" e6 ]$ _CFDA在2017年08月02日发布了<药物非临床研究质量管理规范>(局令第34号),自2017年9月1日起施行。新GLP规范对研究记录有了严格要求和审查规定。其中的一些术语及对药学研究中的原始记录的撰写具有指导意义,例如:

(1)原始数据:指在第一时间获得的,记载研究工作的原始记录和有关文书或者材料,或者经核实的副本,包括工作记录、各种照片、缩微胶片、计算机打印资料、磁性载体、仪器设备记录的数据等。

& u$ f& W! M9 P$ R# u; k(2)电子数据:指任何以电子形式表现的文本、图表、数据、声音、图像等信息,由计算机化系统来完成其建立、修改、备份、维护、归档、检索或者分发。

(3)稽查轨迹:指按照时间顺序对系统活动进行连续记录,该记录足以重建、回顾、检查系统活动的过程,以便于掌握可能影响最终结果的活动及操作环境的改变。

' h+ V8 K5 ^$ S& M  `" P(4)试验方案:指详细描述研究目的及试验设计的文件,包括其变更文件。
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(5)试验方案变更:指在试验方案批准之后,针对试验方案的内容所做的修改。

(6)偏离:指非故意的或者由不可预见的因素导致的不符合试验方案或者标准操作规程要求的情况。
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上述三个规范为药品研究阶段书写原始记录提供了基本思路和具体要求,在撰写原始记录中可以参照。根据我国药品注册管理办法规定,注册过程中需要对原始记录进行现场核查,这是药品注册中的一个重要环节,分析部分的工作与制剂、合成相比,涉及的数据量更大,更容易出现不合规的问题,是核查中的最易出问题的部分,主要表现在合规性、真实性、准确性、完整性、可靠性上。
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<制剂实验记录书写规范>1.1实验记录的原始性
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实验记录不能涂改，若必须改动时，在原记录上画一条斜线，注明修改的理由，更改的时间，内容，人员，确保能看清原来的记录。切记不可在原内容上涂描修改。实验记录可以补充，不需撕页，重复的实验而获得的新数据不能掩盖上次的实验结果。

& C3 c! P6 A5 m+ D" \7 v  }1.2实验记录的及时性

实验过程发生的实验现象和数据应及时写在实验记录中，不要随手写在纸条上，以免数据丢失，或誊写错误，更不能写回忆录。
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1.3实验记录的完整性
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0 A3 t. \4 @, D. E4 U( J9 O" K实验记录应记录一切与实验有关的信息，如：实验室的温度、湿度、设备型号、实验数据、出现的现象等，避免因记录不详细，而在对实验结果（尤其异常结果）进行分析时出现困难。
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1.4 实验记录的客观性
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看到什么，做了什么都要如实记录，无论实验成功与否（即便只是用过期辅料试试的实验）都应当记录下来，不做主观取舍。对于书写时造成的漏页，补充内容等应如实说明理由。

- v* q' ?+ I; D2 s; }0 I$ ?0 V1.5 实验记录的书写
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实验记录本的封皮，应有项目名称或项目代号，实验记录本编号，实验记录的起止日期，实验人员，项目负责人等信息。
5 c" [" }8 k" ~. k7 z# v, T8 Q实验记录本首页应为实验记录目录页，可以在实验过程中陆续填写，也可在本实验记录本写完后统一填写。
% G0 |7 i# p. O7 z$ a3 I+ z% u实验记录本的页码连续，不得缺页，漏页。如有缺、漏页现象出现，应详细说明原因。
实验记录可根据自己公司的规定，选择蓝色或黑色签字笔书写，字迹工整，条理清晰，但不得用铅笔书写。
' j& i# y: z( P  u3 g, G实验记录应使用规范的专业术语，计量单位应采用国际标准计量单位，有效数字的取舍应符合实验要求。
8 G% b* W+ ~, }5 p7 V# \常用的外文缩写（包括实验试剂的外文缩写）应符合规范。首次出现时必须用中文加以注释。实验记录中属译文的应注明其外文名称。
实验记录的图标、图片、称量条等实验信息，应粘贴或订在实验记录相应位置，注意粘贴时写上实验名称，物料名称，称量序号，实验日期等信息，防止与其他数据混淆。
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- {+ }9 @+ ^- l! a: W# Z实验记录的内容
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8 O0 j' T8 m2 z8 O2.1实验名称，实验时间，温度、湿度等实验条件
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每一个实验都应有一个实验名称，点名实验的目的，制剂实验的名称中最好写明样品的批号，便于日后查找和区分。
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  B9 c( ~% f+ o; t& R4 n记录实验时间体现实验的及时性和真实性，记录实验温度和湿度，（必要时记录光照强度），有助于更好的分析，重复实验结果。

% r. m5 k! b/ R2.2 实验目的
& S: ^) q0 z% G2 _- S, ?
简要介绍实验背景，写明实验目的，如：根据正常眼睛可耐受得pH值范围为5.0-9.0，pH6-8  时无不适感，以及通过检测获得参比制剂的pH值范围为N-M，确定本此实验在pH值6-8范围内，以产品的外观性状，有关物质为考察指标，考察滴眼液在不同pH值时，对制剂稳定性的影响，确定滴眼液的最适pH值范围。保证实验思路清晰明了。

, a" H$ l7 P$ k  r# U9 F2.2实验材料

写明原辅料的名称，型号、批号、有效日期、生产厂家、以便出现异常结果时查找是否是物料的型号、批号等不同产生的差异。自制样品应标明批号、来源、有效期等信息。特殊样品，如某些需低温保存的样品，写明保存条件。
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# A7 Y0 A$ H9 X2.3实验仪器

; s9 T. L6 e' V; j8 x写明设备的名称，型号，厂家，设备编号，校验日期，以及设备生产能力，以便确定实验时使用的具体设备和设备运转的状态。避免使用设备的之间张冠李戴，以及设备在非正常状态下运转的现象出现。
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2.4实验步骤

1)制剂处方
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' z/ ^$ O& ^6 Y" N$ H+ M制剂处方以列表的形式，写明物料名称、单剂量处方组成，各成分用量比例，本次实验批量的理论用量和实际用量。例如：
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7 A- a% p- J' b; O物料名称:    单剂量用量（mg）     用量比例（%）    理论用量g/批   实际用量g/批

% E( g2 F  V: m7 E4 W5 z$ t% s/ J2）制备工艺

按实验过程具体操作写明制备工艺，各操作步骤应分段写，条理清晰，如：片剂的制粒过程可分为：粘合剂的配制； 混合制粒； 湿整粒；颗粒干燥；总混等，

对于实验中的重复内容可用 “同前X页相应项下操作”代替，避免大量重复内容冲淡主要内容或考察重点。但对于创新步骤或重点考察步骤，应详细记录。如：物料的加入顺序，制粒时间，粘合剂的加入时间及加入方式等
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设备操作过程中及时记录设备设定参数，实际显示参数，以及由设定参数产生衍生参数（如：流化床的分布板压差），这些都有助于了解设备的运转状态。同时，注意观察记录实验过程中的实验现象（物料是否结块，微丸是否粘连，微丸的流化状态是否良好，），必要时拍照记录（如：制粒状态，制剂的颜色变化）。
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俗话说“好记性不如烂笔头”，当我们习惯性的做某个实验时，常会忽略一些实验细节，过后实验出现异常现象，回忆当初的实验过程就会觉得一些操作难以确定，对自己产生怀疑。我们可能因此要重复实验，但若是实验当时及时准确的进行记录就可避免上述状况发生。
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样品制备完毕后取样检测，应写明取样方法，取样位置、取样时间。以便以后重复实验和分析实验结果。
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) J& g: V: o) ?5 F. `- c+ ~8 _2 M2.5实验结果

) m  }; m2 w# A从分析部门拿到试验结果，将实验结果贴于实验记录本上，骑缝签字，并写明粘贴实验记录的时间，并对实验结果作简要描述；对于需计算得到的结果应写明计算公式：如堆密度、休止角等 。

2.6实验讨论与结论
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( D% x3 D2 K3 k8 O% r+ I  p对比实验目的，实验现象，数据结果，对实验结果进行分析，如：实验失败的原因，异常结果出现的原因等。针对这次实验结果提出下一步的实验计划，是改进实验操作？还是针对某一因素深入考察？在完成一个考察因素后，应对实验结果进行总结，如：经本次（或0001、0002、0003批）实验结果得出滴眼液的pH值在高于Y和低于X均影响制剂的稳定性，因此，最终确定滴眼液的最适pH值范围为X-Y 。

6 n0 Z) u0 u8 p2 m实验结束后，应将实验记录空白部分划斜线，签名，并写明日期，表明一个实验结束。最后在实验记录页下端写明实验记录人，审核人。

: ?$ x9 U7 |6 T1 a* ]实验记录中常见问题
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3 `$ a  M% t) c( c: V3 j3.1实验记录是按时间顺序写还是按实验顺序写？

制剂制得的样品送以分析进行检测，一般要第二天甚至更长的时间才出结果，若要每次都要等实验结果出来再进行实验，那实验进程就会受到影响。为此，实验记录的记录方式就有了按时间顺序和按实验顺序两种方式。
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按时间顺序：优点：只记录当天实验内容，不用特意留空白页，所有实验内容按时间排列，方便核查老师查阅。缺点：一个实验不能连续记录，实验人员查询时，需要仔细查找，不利于他人理解实验思路。
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按实验顺序：优点：一个实验的实验过程和数据集中在一起，方便查找，便于他人理解实验思路。缺点：数据结果不能及时填写，需要留空白页，留多少？这是个问题。

3.2 实验记录涂改太多，页面不整洁

  y% \$ J6 ]( j( O3 g( n" ? 有人认为实验记录有涂改，页面不整洁，正是说明了原始记录的真实性。但是小编认为这也说明的实验人员在实验时对实验的思路不清晰，实验方案设计的太粗糙，导致实验过程中意外状况较多，才使得实验步骤需要反复修改。因此实验前应写好实验方案，对于改进、创新的步骤要重点考虑其操作的可行性，以及实验过程中的注意点、考察点，尽量避免边实验边修改实验方案的现象。
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3.3实验记录的数据粘贴时不做标注
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实验数据再粘贴时应标注实验名称，样品名称，实验日期等信息加以区分，防止数据标签掉落后，不知该贴在哪里，出现张冠李戴的现象。对于用热敏纸打印的标签要及时复印，并保存其复印件，防止数据丢失。

3.4实验记录实验步骤不详细
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详细的实验记录，不仅能让自己一目了然，同时也能让同行看懂; 详细的实验记录有利于实验者发现实验中出现的问题，总结工作，有利于提高实验的重现性，避免实验在不同人员间的交接时，交接人员需重新来做本项目的现象。
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% _* \0 V  E  T) J  {7 Y, B. j& m3.5实验记录没有下一步的实验计划或本次实验的依据
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我们在翻看其他人的实验记录时，经常遇到前一实验与后一实验对比有断片的感觉，如：前一实验中某物质用量还是几克，后一实验就变成了几十克甚至上百克，这么大的变化为什么呢，实验中并没有说明，这种现象一方面不利于自己总结工作，也不利于他人理解实验人员的实验思路，进而不利于顺利的进行项目交接。
7 n. ]7 V& @2 S5 c3.6多人进行同一个实验，只有一份实验记录
有时同一实验需要多名实验人员合作进行，有些操作并不是两人同时进行的，实验过程中的实验现象也不能被所有的实验员观察到。若只有一人写实验记录。这样容易出现实验记录不详细，漏写实验现象等。为避免这种现象，在多人进行同一实验时，所有的实验人员都应分别写实验记录。
作者：文竹



% ~& L5 e# r) a4 k( }( o<合成实验记录的书写及管理>

实验记录是指在科学研究过程中，应用实验、观察、调查或资料分析等方法，根据实际情况直接记录或统计形成的各种数据、文字、图表、声像等原始资料。

1记录规范

实验记录应当保证及时、原始、真实、完整、规范（具体解释见“制剂实验记录书写规范”）；实验记录应当字迹清晰、容易辨认。

实验记录用纸统一使用实验记录本，包含封面、使用须知、目录、正文四部分组成。

一个实验记录本只能记录一个研究项目，不允许记录与规定项目无关的内容。

实验记录本封面的“项目名称”，“项目编号”以及“记录本编号”，这三须项由记录本管理人员填写，并将相关信息登记在册。

0 w  g) N% F. |$ I

随实验进展，实验人员应当及时补充实验目录，目录包含实验名称和相关的页码。

实验记录本一般情况应当竖用横写，除特殊标注部分以外，只能用黑色（蓝色）钢笔或黑色（蓝色）签字笔撰写，并且保证整本记录主体部分笔迹颜色统一。

常用的英文缩写（包括实验试剂的外文缩写）应当符合规范，并已在出版界得到认可，首次出现时必须用中文加以注释。实验记录中属译文的，应当注明其文献名称及来源信息。

实验记录应使用规范的专业术语，计量单位应采用国际标准计量单位或通用计量单位，有效数字的取舍应满足实验要求。

实验记录不得随意修改，如必须修改，须在修改处划一斜线，不可以涂黑，保证修改前记录能够辨认，有关重要数据的修改需要由相关人员签字，注明修改时间及原因，及时交由相关负责人复核并签字。

选用的实验图表、图谱、照片等应粘贴在实验记录的相应位置，并骑缝签字确认，其余资料要清楚标明所述实验内容，并按先后顺序装订成册。

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一页实验记录只能记录同一天的工作，而不允许记录多天的工作。如果相关实验结束，而记录纸还剩余空白，须从空白处的左上方至右下方划一斜线，并在斜线两侧分散签上实验人的姓名和日期。

/ Y% X" R4 f! i/ a, x0 m

每一页记录纸须完整填写项目编号、记录本编号，还须注明上接页码和下接页码。

2 记录撰写

记录正文部分包括如下内容：实验名称、实验目的、实验原理、物料及设备、实验过程、结果与分析、实验结论。

( p; u$ W) z$ d1 }

实验名称：

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每一个实验应当有一个简明扼要的名称，不宜太简单，也不宜过于冗长。

) j3 ~* c8 ~9 H( m. ?0 [

例如：

涉及的反应为氯代烃与胺的反应，为了考察含水量对反应的影响，实验名称可撰写为“第某步反应水分的影响”。

实验目的：

. Y6 h' Z8 c. p& B5 D: p

简要说明实验设计的目的，以及想要达到的效果。

; C+ C; ?. Y. c! Q: Y

例如：

仍然以上述实验为例，实验目的可撰写为“考察水分含量对于反应的影响”。

0 K" l" h/ @( {, F

实验原理：

设计该实验的基本原理以及化学反应方程式等，如果是参照文献、专利、法规等资料设计的实验，还须详细标注引用来源。

9 }! G, J2 L! O9 J7 e# P; S3 H

例如：

1、反应式：

1 e' q* T4 O3 l6 G; t

2、反应溶剂为某胺本身，考察在某胺中加入不同比例的水以后反应的变化

3、参数

% t3 L6 o- e, i2 m

1 Y8 k5 O2 ]. W5 j8 l	1	2	3	4
氯代烃	5mL（5.75g）
胺	20mL（13.8g，~4eq）
水量	2%V（0.4mL）	4%V（0.8mL）	6%V（1.2mL）	8%V（1.6mL）
温度	室温
反应时间	6h
方法	将胺与水混合，充分放热以后加入氯代烃，密闭反应体系，搅拌6h即可

4 x9 n# L5 k' t2 K

物料及设备：

2 d8 B" j, w9 D0 o

详细描述所使用物料的名称、纯度、原料级别（如分析纯等）、批量、批号、生产厂商等基本信息，使用到的仪器设备要注明编号。

& r2 Y) |, _- p( X' z

例如：

名称	纯度	级别	批号	厂家
氯代烃	98%	工业级	LTM20160503	*****化工厂
胺	95%	工业级	ATM20160628	*****有限公司

4 w( @2 Q+ p  o5 n/ w4 k

实验过程：

: D0 v8 D& v2 e: s" K5 r

应当详细记录操作的过程、观察到的现象、影响因素等。实验过程是实验记录的核心内容，要求做到详细、完整、真实。

例如：

* Y$ K6 W$ E* b/ J' X	1	2	3	4
8:40	取四个50mL圆底烧瓶，各加入了20mL胺
8:50	加水
	0.4mL	0.8mL	1.2mL	1.6mL
	加水以后体系温度均有所上升，加水越多的温度视乎上升越多，继续搅拌使其放热。
9:05	四个瓶子各加入5mL酰氯，继续常温搅拌
9:10	出现白色固体		& E8 ^: h' `8 r
9:20	! G- W& a: V- n	出现白色固体		( Y, K: u; `9 C: [' \" d2 i
9:30			出现白色固体	6 D' f1 ~  Y4 z0 x0 D  n# k
9:45		, Q7 B3 L5 T& j9 \5 }( z1 N	/ r% t. T) ?) ~1 S5 j	出现白色固体
15:10	反应已经6h

15:35	减压旋蒸，温度为45度，目的是尽量蒸干多余的胺
16:05	旋蒸结束，发现体系上层有一层油状物质
17:00	旋蒸结束，称重得到94.00g，产品净重为94.00 - 65.00 = 29.00g 取少量送检HPLC，编号SHTM-170825-5
17:10	将产品放置于冰箱中保存（冰箱号：XXX）

结果与分析：

9 I  W: O4 C2 X6 c& P0 g

准确记录观察指标的数据变化，每项实验结束应进行数据处理和分析，并有文字小结。

例如：

HPLC（面积归一化）

4 q6 M( a+ @" K* E8 w3 u4 w! i	3.2min	7.8min产物	12.5min原料	20.3min
SHTM-170825-1	0.3	94	0.5	2.0
SHTM-170825-2	0.4	97	0.1	1.5
SHTM-170825-3	0.4	98	0	1.2
SHTM-170825-4	0.5	94	0	3.8
SHTM-170825-5	0.4	96	0.1	2.2

& _/ w3 ~8 h) I- S' S

3组及4组反应产物产率最高，4组反应20.3min杂质最大。

实验结论：

7 b( d2 V& u" B* I

根据实验结果得出实验结论。

例如：

* W1 e; `8 ]4 L" u

本实验证明，胺含水量在4%~6%，反应杂质较少，产物HPLC积分含量高。

签字与复核：

4 D, V& u2 c+ r3 x

当日实验结束后，实验者在记录纸下方规定空白处签名，并交由项目负责人审核签字；科研部要定期检查实验记录，并签署检查意见。

4记录本管理

' T1 N$ H& I2 f" O+ S; I

实验记录应当妥善保存，避免水浸、墨污、卷边，保持整洁、完好，不允许任何涂抹、挖补、缺页、空白等行为。

# H7 x# V/ f) B/ I. V- x7 S

领用

实验人员填写《实验记录本领取申请单》，经科研部签字批准以后到科研部管理人员处领登记。领取记录本前应认真阅读本文件以及记录本中的“使用须知”，并在规定位置处使用蓝色不退色笔签字。

归档

# c9 B9 C; H# H8 m6 ]7 n5 X4 W$ _

以下情况须将实验记录本归档：实验记录本使用完毕；项目顺利结束；实验人员离职；实验人员调岗。

: O3 o$ h: b2 H4 n

归档时，目录的空白页要自左上方向右下方划一斜线，在斜线两侧分别签上姓名和日期；正文部分的空白首页，也要自左上方向右下方划一斜线，在斜线两侧分撒签上姓名和日期，并标注“此页以后为空白”。

4 S/ N( }$ G! y- Y

实验记录本交到相关部门归档，记录本管理人员须将归档信息填写完整，并将目录部分复印、按台账顺序编订成册。

* y  A. S# |3 F; f$ M+ p* E+ k
) e! V! u& Q/ _1 \2 s( j
1 G- N$ n. b* C1 ^7 H4 Q4 [在基本要求上,分析原始记录与制剂、合成基本要求是一致的,由于其经常暴露出很多问题,因此必须要结合国家相关的已有法规和当前技术要求进行撰写、审核、管理,同时药品研发的纵深发展,也要借鉴欧、美、国内外等大企业的好的经验以及使用实验室信息管理系统(LIMS)、电子实验室记录本(ELN)等。

% Z' a+ w: ^1 X5 d8 [) f无论传统纸质记录还是LIMS或ELN等电子记录,本质都是为了记录和管理数据。由于目前仍以传统的纸质记录居多,因此本文围绕药品研发中的分析模块进行探讨,各研究机构由于从事研究的领域不同、体系不同,CFDA的<药品研究实验记录暂行规定>等只是作为一般性原则供参考,还应该制定适合自己研究特点的具体要求与规范。
, ]( T, E; S# v4 t- I; }
. e* d2 `& m. I- Q' f& R* w2.实验记录中的基本要素
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<药品研究实验记录暂行规定>中规定:实验记录的内容通常应包括实验名称、实验目的、实验设计或方案、实验时间、实验材料、实验方法、实验过程、观察指标、实验结果和结果分析等内容。这10项要求构成了基本要素。
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(一)实验名称:可以使用代号表示整个项目,但在具体某一项实验中应该尽可能详细、准确地记录名称,便于审查与核对。如:XXX片pH1.2中的溶出曲线测定。
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9 I1 ]3 ^/ l) J/ _3 O- n5 h4 x+ |(二)实验设计或方案:“方案”对于一个实验的成败非常关键。一个好的设计或方案可以降低失败的概率,而一个错误的、不全面的方案在开始的时候就已经预示了结果。因此,分析实验中应该有比较详细、全面的具有一定预判性的方案,把可能出现的成功或者失败的可能因素考虑进去。在内容上,可以包括前期试验的总结、问题分析、初步拟定的方法、拟解决的问题等。例如对于常规检测而言,方案中应对关键参数进行描述,如色谱条件、色谱柱(厂家、品牌、规格)、试剂(厂家、级别)、滤膜(材质、大小)、样品处理过程等。实验方案应该经过的审核和批准后再开始实验。
2 i. j% Z. s3 Q0 L
(三)实验时间:试验记录本上除了记名年月日外,有些分析实验需要记录详细的时间,如干燥失重中的冷却时间、降解试验中的放样和取样时间、比旋度测定时样品溶液的可放置时间等。

(四)实验材料:分析实验中样品、对照品的来源,批号,对照品使用说明书中规定的含量信息、效期、贮藏条件(如冷藏、冷冻、室温)。原料药、空白辅料的来源及批号。仪器设备的编号、型号、甚至主要技术参数和制造商、是否经过检定或校验合格(溶出仪、液相、紫外、气相等)。试剂的名称、厂家、级别、批号、有效期。自制试剂的配制方法(包括方法来源)、配制时间、使用期限。色谱柱的详细信息,如厂家、品牌、货号、批号、序号、编号、规格。所有试验中用到的材料应尽可能记录详细的信息。

9 D5 G7 D( u1 R: {/ U6 K9 R1 d) M(五)实验环境:分析实验中对温度、湿度敏感的试验,如比旋度、脆碎度、避光操作、非水滴定、水分测定,称量时可能的振动,红外测定时的人员数量和环境湿度等都需要进行考虑。
4 S2 W  k( ^$ b- A
(六)实验方法:研究中用的方法,应注明来源,如USP、EP、ChP等质量资料标准,方法中首次用到时应附相关的专利、期刊文献(题目、来源、出版信息等),英文文献应做翻译。如果用到USP等国外标准,可以做进一步检索,匹配查到的色谱柱信息、试剂信息、参考图谱,便于开展实验和后期审核。
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/ g) [, K+ a# e2 H8 g3 w. `7 ^- C(七)实验过程:对分析实验来讲,实验过程非常重要。对于出现的异常情况,如仪器故障、柱温控制不准确、溶剂配制问题、称量问题、稀释定容问题、溶出现象问题、过滤问题、避光问题、停水、停电等,首先操作人员应熟悉试验,保证有能力顺利完成试验,其他还要记录试验中的现象,有时候试验过程中的想法、创新思路也可记录在记录本上,甚至采用拍照片、录像的方式将异常问题留下证据。对于称量等数据,应将打印条或数据直接粘贴或记录在记录本上,并在交界处做上标记或签名,不可以先写在其他纸上,日后抄录。图表、照片、表格等可采用同样方式处理。如果过程中有多人进行操作,应该记录各自负责的事项,做了哪些贡献。过程中的每一个数据、现象都是非常重要的,要善于观察、分析,少了一个数据,整个研究的链条就可能就会断裂。我们往往从详细的或错误的记录中发现问题。
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, F2 S4 X2 F3 _2 ?$ [! [7 m(八)实验结果:根据采集的数据和图谱,采用计算公式进行计算时,应注意公式的正确性,如累积溶出量计算公式,校正因子计算公式等。应保持规范、整齐、美观。如后续试验引用到了之前的原始数据,如果不在相同的记录本上,应该注明之前数据的出处。比如记录本编号:####,页码###。某些测定结果,如滴定、水分等可以使用仪器自带的打印功能直接打印出来贴在记录本上,骑缝签名。溶出度/溶出曲线有时可以使用色谱工作站自带的软件系统做出结果,打印出来附在专用的文件夹中分类管理,有时会使用Excel表处理数据,采用制定的模板打印数据表附在专用的文件夹中分类管理或粘贴在记录本上,骑缝签名。方法摸索中的色谱图可以缩印或直接剪裁下来贴在记录本上,同时将打印出来的图谱附在专用的文件夹中分类管理后直接装订成本管理。
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(九)结果分析:原则上,每次实验结果应有必要的数据分析和明确的文字总结,但是,有些试验是很难下一个结论的,有时还可能下了错误的结论,因此,分析工作中有的试验当时可以不用写下明确的结论。对于数据中反应出的异常问题,如个别峰面积异常偏大、偏小、保留时间漂移、基线漂移、溶出曲线重现性和均一性差等,应特别注意分析原因,进行异常调查,提出解决思路和方法,为下一步的实验制定实施方案。
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& [4 H5 G  T& P1 Z3 d  v4 s, |(十)实验人员:试验中应记录所有参与试验的人员,合作研究的人员也应该签名,应注明每个人具体做了哪部分工作,便于日后核对。例如,溶出曲线测定中,一人负责配介质、一人负责溶出度取样、几人负责稀释,还有液相测定,处理数据等的,这些人应记录清楚各自负责的部分。
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3.药品注册核查中的问题与分析

5 ]9 f5 L$ ]+ j2 P( _, D' Z原始记录在核查中出现的问题主要可以分为两类,一类是规范性问题,另一类是真实性问题。前者可以通过国家相关行业操作规范、企业经验进行优化升级,通过员工培训、制定技术标准来逐渐规范;而后者则是由于错记、漏记、篡改、照搬资料编造记录等情况,存在真实性问题,一经发现,考核时是不会通过的。
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问题1:溶出度采用UV法测定,未提供测定的原始打印数据(包括方法学、样品的测定及稳定性考察)。

% k' x. b# @* U9 W2 _- X: y: V( ?, E分析:这个问题既涉及到规范性问题又涉及到真实性问题。目前强调数据可靠性、审计追踪,企业应该加强UV、HPLC、GC、IR等的管理,开启审计追踪,完整打印数据和图谱,根据新注册分类申报资料要求一般应包括文件名、采集时间、操作者、采集方法、分析方法、审计追踪信息等信息。对那些容易进行数据造假、时间篡改的工作站应进行淘汰或制定措施防止篡改。
7 ^, t! e6 x& Y问题2:影响因素试验中没有记录放样、取样时间。取出样品后,未立即检测(如92.5%RH10天取样后放置至14天测定)也没有记录存放条件。

分析:这可能是一个规范性的问题,也可能是真实性的问题。根据新注册分类资料要求,明确规定稳定性资料要列出放样的时间和数量等信息。那么,在具体实验中,如果没有放样记录、取样时间,就无从考证是否进行了放样。影响因素试验应在短期内(如3天内)测定完毕,取样后14天才测定是一种不正常的情况。分析部门应该制定样品检验完毕的允许时间相关制度。
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* j2 k! S; j' t2 U问题3:在研究过程中,所有的研究内容都是成功的,没有失败的记录。申报资料中的信息量比原始记录中多。

分析:在研究中,失败和异常的情况是在所难免的,比如方法摸索、溶出曲线测定等失败和异常情况是很常见的。如果原始记录中只有成功的记录,那么真实性就值得怀疑了,很有可能是事后抄写的。一般来讲,申报资料的信息量大于原始记录是不正常的,申报资料的结论应该能够在原始记录中找到。由于原始记录多数为研究员、实验员所写,明确的结论对他们来讲有时是很难下的,因此建议有些实验可以形成总结报告的形式,在总结报告中对实验进行详细分析和讨论。

问题4:考核中发现XXXX实验中研究人员对实验不熟悉、掌握程度不够,有代签名的情况。

% q& ?) q/ P! D% W  S+ V' X分析:在现场核查中,检查组可能有时会与实验人员进行面对面的沟通,考察试验的真实性,如果回答人员什么都不知道,说明实验记录可能是假的,如果具体细节都讲不出来,说明可能没有做过这个实验。由于分析试验工作多种多样,这种情况提示应该加强实验员的培训,加强记录审核,不仅仅对记录本身进行复核,有时候也要找人当面询问具体细节,考察其掌握程度,以及是否真的做了这个实验,而不是编的数据。
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( ]/ l8 j0 a' w; Y7 M6 \- c/ D问题5:仪器使用记录本上无该品种的检验记录,申报资料中检验时间与检验仪器使用记录本上记载的时间不一致。
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分析:仪器使用记录与实验记录一样重要,有时往往重视了实验记录而忽视了仪器使用记录也同样需要规范、真实、详细,各种校验、保养、维修事件都要进行记录。复核人或审查人员在对记录进行审核时,也应该对仪器使用记录进行复核或审核。类似的,其他辅助记录,如对照品使用台账、样品和参比制剂台账、试剂配制记录、辅料配制记录等同样需要注意,这些也都是核查的重点。

& M( M+ k+ ?2 a8 q( K/ [4.实验记录的相关管理
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' [3 f& _0 x, s. X6 k0 `& w4.1记录本的制作
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/ m( Q' F. |) I/ }4 ^9 K/ o每一家企业的实验记录本都不一样。实验记录本、仪器使用记录、温湿度记录、对照品使用记录、冰箱使用记录、仪器校验记录等应有相关规范,印制应符合要求,其中应包括重要的信息,如封面、记录本所有人信息(姓名、工号、上级领导、所属部门、记录本编号等)、保密声明、记录撰写基本规定、参与研究所有人列表(姓名、工号、签名)、目录(名称、对应页码)、实验人、日期、页码、使用内容、使用时间、毛重、净重等信息。各种记录本应统一发放、编号管理(记录本、附图、照片、参考文献等)。对于对照品标定、理化检验、批检验、方法验证、溶出曲线对比等过程简单、方法明确的试验是可以使用模板化的实验记录的,简化操作。随着电子信息技术的发展,ELN等相继出现,大大简化了操作,促进了原始记录形式的发展,但无论形式如何变化,实验记录的基本原则是不变的。

! s2 l" U7 \8 d0 v. o4.2记录的书写与修改

# m% p( z; T# d5 }; w+ M应字迹工整、清晰,不要写成书法作品,不得使用铅笔,应采用黑色或蓝色签字笔或钢笔。修改时应划斜线,不可完全涂黑,并由修改人签名、日期或修改原因。对于粘贴部分大小应适当,粘贴位置最好有统一规定,由实验人骑缝签名,日期等。对于记录中数字位数的保留,如比旋度、溶解度、水分等小数位数应该制定内部规定。

4.3记录的复核与审查

' h8 F5 s1 @" E课题负责人应定期对记录本进行复核、审查,遇到规范性问题及时汇总,通过口头提醒或会议培训等方式进行规范,提高原始记录撰写水平,降低不合规的风险。药品申报中,内部对于原始记录及其相关辅助记录的审核不是一遍两遍的问题,至少要经过四五遍甚至更多的审核,这些审核基本可以划分为第一实验人至少两遍、复核人一遍、QA或管理部门审查一遍、考核前审查一至两遍。对于分析记录中的“手抄数据”必须注意核对,以保证没有抄错,防止错误地输入到处理软件中,对于Excel的数据公式要严格审核。每一个环节的审核都不能光签字、“走过场”,要有严谨的态度和合规、风险控制意识。
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; G9 s; \5 Z$ U' V/ F6 a1 Q4.4记录的归档
% w* v  f2 o' W3 d  J每项工作完成后,应按公司制度规定将记录本及其有关附件归档,为便于调阅、审查,可以建立相关制度,如建立归档清单、存放地、借阅记录、调阅审查审批程序、归还时间、保密措施、记录存档时间、备份措施、防范水火等措施。归档时应坚持及时、有序、分类、方便的原则,对于分析部分记录,可以依据各个模块进行归档,如物料检验、方法开发、方法验证、批检验、对照品标定、稳定性考察、物品(物料、样品、对照品)使用台账、辅助记录(试剂配制、标定、设备校验、仪器使用)等。
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4.5保证体系

2 }5 L$ c$ D& Y+ Y# w6 G7 D) C原始记录的合规性和真实性,不仅仅是制剂、分析、合成三部分实验记录,还涉及到多种相关记录,仅仅做好实验记录本身是不够的,还要有其他辅助文件或记录如相关制度、人员培训、试剂对照品管理、环境控制、审查管理、存档管理、仪器设备管理、受控管理、光盘U盘使用、权限管理等等,这是一个大的系统化工程。
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原始记录是药品研究过程的体现,也是撰写药品注册申报资料的依据、现场核查的重点内容,务必做到合规、真实、准确、完整、可靠,结合自身情况,不断引入新的管理理念,如GLP、GMP理念等,提升管理和撰写水平。
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参考文献
/ Y  \8 ~; O6 r8 Q7 t/ {: V* J
[1]    CFDA<药品研究实验记录暂行规定>
! s! y8 t# @: J8 Y5 k" `- |

[2]    天津药品审评中心<药物研究实验记录规范性指南(试行)>


( ]6 G# o; d4 S1 h[3]    药品研究的原始记录的常见问题和规范(张洁萍)
" O) U$ I& _2 ^% ~) a( w, f

[4]    药品注册研制现场核查常见问题(药学研究原始记录)分析(田晓娟等)
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附件：学习文件
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关于印发《药品研究实验记录暂行规定》的通知

国药管安［2000］1号

2000年01月03日 发布

各省、自治区、直辖市药品监督管理局或卫生厅（局）、医药管理部门：　　为加强药品研究监督工作，保证药品研究质量，国家药品监督管理局组织制定了《药品研究实验记录暂行规定》（以下简称《规定》），现印发给你们，并就有关工作通知如下：　　一、药品研究实验记录是药品研究机构撰写药品申报资料的依据。真实、规范、完整的实验记录是保证药品研究结果真实可靠的基础。《规定》的发布与实施，有利于药品研究机构规范药品研究实验记录，保证药品研究质量。各级药品监督管理部门和各药品研究机构应予以足够的重视。　　二、各省、自治区、直辖市药品监督管理部门要根据本《规定》的要求，加强对本辖区药品研究机构规范实验记录工作的指导和监督检查，对本《规定》的实施情况和实施中的问题及时报告国家药品监督管理局。　　三、《规定》对药品研究中实验记录提出了基本要求。各药品研究机构可根据本机构所从事药品研究领域的特点，遵照《规定》中的原则，制定适合本机构研究特点的具体办法。 　　特此通知 　　 国家药品监督管理局　　 二000年一月三日 　　 药品研究实验记录暂行规定 　　第一条 为加强对药品研究的监督管理，保证药品研究实验记录真实、规范、完整，提高药品研究的质量，根据《中华人民共和国药品管理法》、《国家档案法》以及药品申报和审批中的有关要求，制定本规定。　　第二条 凡在我国为申请药品临床研究或生产上市而从事药品研究的机构，均应遵循本规定。　　第三条 药品研究实验记录是指在药品研究过程中，应用实验、观察、调查或资料分析等方法，根据实际情况直接记录或统计形成的各种数据、文字、图表、声像等原始资料。　　第四条 实验记录的基本要求：真实、及时、准确、完整，防止漏记和随意涂改。不得伪造、编造数据。　　第五条 实验记录的内容通常应包括实验名称、实验目的、实验设计或方案、实验时间、实验材料、实验方法、实验过程、观察指标、实验结果和结果分析等内容。　　（一）实验名称：每项实验开始前应首先注明课题名称和实验名称，需保密的课题可用代号。　　（二）实验设计或方案：实验设计或方案是实验研究的实施依据。各项实验记录的首页应有一份详细的实验设计或方案，并由设计者和（或）审批者签名。　　（三）实验时间：每次实验须按年月日顺序记录实验日期和时间。　　（四）实验材料：受试样品和对照品的来源、批号及效期；实验动物的种属、品系、微生物控制级别、来源及合格证编号；实验用菌种（含工程菌）、瘤株、传代细胞系及其来源；其它实验材料的来源和编号或批号；实验仪器设备名称、型号；主要试剂的名称、生产厂家、规格、批号及效期；自制试剂的配制方法、配制时间和保存条件等。实验材料如有变化，应在相应的实验记录中加以说明。　　（五）实验环境：根据实验的具体要求，对环境条件敏感的实验，应记录当天的天气情况和实验的微小气候（如光照、通风、洁净度、温度及湿度等）。　　（六）实验方法：常规实验方法应在首次实验记录时注明方法来源，并简述主要步骤。改进、创新的实验方法应详细记录实验步骤和操作细节。　　（七）实验过程：应详细记录研究过程中的操作，观察到的现象，异常现象的处理及其产生原因，影响因素的分析等。　　（八）实验结果：准确记录计量观察指标的实验数据和定性观察指标的实验变化。　　（九）结果分析：每次（项）实验结果应做必要的数据处理和分析，并有明确的文字小结。　　（十）实验人员：应记录所有参加实验研究的人员。　　第六条 实验记录用纸　　（一）实验记录必须使用本研究机构统一专用的带有页码编号的实验记录本或科技档案专用纸。记录用纸（包括临床研究用病历报告表）的幅面，由研究单位根据需要设定。　　（二）计算机、自动记录仪器打印的图表和数据资料，临床研究中的检验报告书、体检表、知情同意书等应按顺序粘贴在记录本或记录纸或病历报告表的相应位置上，并在相应处注明实验日期和时间；不宜粘贴的，可另行整理装订成册并加以编号，同时在记录本相应处注明，以便查对。　　（三）实验记录本或记录纸应保持完整，不得缺页或挖补；如有缺、漏页，应详细说明原因。　　第七条 实验记录的书写　　（一）实验记录本（纸）竖用横写，不得使用铅笔。实验记录应用字规范，字迹工整。　　（二）常用的外文缩写（包括实验试剂的外文缩写）应符合规范。首次出现时必须用中文加以注释。实验记录中属译文的应注明其外文名称。　　（三）实验记录应使用规范的专业术语，计量单位应采用国际标准计量单位，有效数字的取舍应符合实验要求。　　第八条 实验记录不得随意删除、修改或增减数据。如必须修改，须在修改处划一斜线，不可完全涂黑，保证修改前记录能够辨认，并应由修改人签字，注明修改时间及原因。　　第九条 实验图片、照片应粘贴在实验记录的相应位置上，底片装在统一制作的底片袋内，编号后另行保存。用热敏纸打印的实验记录，须保留其复印件。　　第十条 实验记录应妥善保存，避免水浸、墨污、卷边，保持整洁、完好、无破损、不丢失。　　第十一条 实验记录的签署、检查和存档　　（一）每次实验结束后，应由实验负责人和记录人在记录后签名。　　（二）课题负责人或上一级研究人员要定期检查实验记录，并签署检查意见。　　（三）每项研究工作结束后，应按归档要求将药品研究实验记录整理归档。　　第十二条 本规定由国家药品监督管理局负责解释。　　第十三条 本规定自发布之日起实施。

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